Однією з важливих галузей забезпечення економічної безпеки бізнесу є грамотне управління дебіторською заборгованістю компанії.
Слід розуміти, що така заборгованість – невід’ємна частина функціонування бізнесу, проте вона не аби яким чином впливає на загальний фінансовий стан підприємства, тому слід приділяти належну увагу процедурі роботи з такою заборгованістю.
Дебіторська заборгованість за своєю суттю є правом вимоги до інших підприємств в частині оплати наданих товарів або послуг. Вона може бути нормальною (коли ви, наприклад, поставили товар, строк оплати ще не настав, але ви вже бачите, в який термін мають надійти гроші за нього), і простроченою (коли боржником не виконано зобов’язання з оплати в строк, встановлений в договорі).
В більшій частині уникати слід звісно простроченої заборгованості, що знову повертає нас до проблеми ретельної перевірки контрагентів до укладання правочину.
При цьому, скорочення або збільшення розміру дебіторської заборгованості також слід ретельно аналізувати, оскільки саме причини зміни її розміру можуть сигналізувати про позитивні чи негативні тенденції в роботі компанії. Наприклад, збільшення розміру заборгованості може бути викликано зростанням продажів, що, за умови подальшої оплати буде свідчити про економічне зростання бізнесу. А скорочення заборгованості може бути викликано лише зменшенням обсягів реалізації, що не є позитивною ознакою. Таким чином, кожна компанія зацікавлена в зменшенні строку на погашення заборгованості, для спрощення процесу відслідковування свого фінансового стану.
Для побудови ефективної процедури роботи з дебіторською заборгованістю слід застосовувати всі наявні методи, зважаючи на доцільність використанні кожного в конкретній ситуації.
Умовно методи можна поділити на:
- економічні – що полягають в накладенні фінансових санкцій за прострочення оплати (мають бути прописаними в договорі, що укладається до здійснення правочину);
- юридичні – претензійна та судова робота з проблемним боржником;
- психологічні – комунікація з особами, відповідальними за своєчасну оплату товарів/послуг.
- фізичні – арешт або застава майна. Дані методи найчастіше застосовуються із залученням державних владних органів.
Для застосування зазначених методів на підприємстві слід впровадити регламентовану політику роботи з дебіторською заборгованістю, в якій зазначити про порядок використання кожного з них.
Така політика має передбачати наступні стадії:
- ретельний аналіз контрагента на його добросовісність (перед початком спільної співпраці);
- розробка уніфікованих договорів співробітництва, які належним чином захищатимуть ваші інтереси;
- встановлення єдиних правил надання кредиту або відтермінування платежу;
- розробка дій, які виконуються при утворенні заборгованості;
- постійний аналіз стану дебіторської заборгованості (бажано назначити особу, відповідальну за такі дії, щоб саме вона сигналізувала керівнику у випадках, коли вже час вживати активні методи впливу на контрагентів).
На підставі вищенаведеного, можна визначити декілька загальних правил, які дозволять побудувати безпечні відносини з контрагентами і тим самим спростити управління дебіторською заборгованістю:завжди прораховувати та враховувати ризик несплати покупцями виставлених рахунків;
- збільшувати коло покупців для зменшення втрат у випадку не здійснення оплати одним або декількома з них;
- здійснювати контроль за співвідношенням дебіторської та кредиторської заборгованості;
- своєчасно вести претензійну та судову роботу з боржниками, до того, як заборгованість стане сумнівною або безнадійною;
- у випадку систематичних порушень контрагентом порядку розрахунків – припиняти співпрацю з ним.
Сподіваємось, наші поради будуть корисними для вас. Також ви завжди можете звернутись до спеціалістів нашої фірми для побудови комплексної системи інформаційної безпеки в вашій компанії, в яку входитиме і питання, розкрите в даній статті.