Власник бізнесу за специфікою своєї діяльності, як би не намагався, не може повністю контролювати найдрібніші деталі функціонування його проекту. Тому його контролюючі дії мають займати мінімум часу і стосуватися найважливіших сфер діяльності компанії.

Однією з таких найважливіших сфер є діяльність бухгалтера, який, по суті, забезпечує ведення всієї фінансової та податкової звітності компанії.

Для того, щоб не було неприємних сюрпризів, власнику підприємства слід періодично перевіряти діяльність його бухгалтера за наступними основними критеріями.

1. Вчасність подання звітності.

Несвоєчасне подання звітності загрожує штрафами та додатковими перевірками з боку контролюючих органів, тому цей момент є дуже важливим. Факт подання звітності найчастіше підтверджується роздрукованою квитанцією №1 та №2, в яких зазначається, що звіт прийнятий контролюючим органом в електронній формі. Також подання звіту може підтверджуватись відміткою контролюючого органу на екземплярі звіту, або описом вкладення та квитанцією поштового відправлення (проте такий спосіб подання звітності застосовується у виключних випадках). При цьому слід звернути увагу на періодичність подання звітності щодо кожного звітного періоду. Якщо періодичність порушена – звітність подавалась несвоєчасно.

2. Надання відповідей на запити контролюючих органів.

Тут ще простіше. Достатньо взяти всі запити, що надходили поштою, та за реєстром вихідної кореспонденції перевірити надання відповіді на кожний з таких запитів. Проте, оскільки найчастіше запити від контролюючих органів містять вимоги про надання копій документів, рідко коли бухгалтер самовільно направить їх, не порадившись з керівником. Тому у 90% випадках Ви і так будете повідомлені про наявність такого запиту і відповідну відповідь на нього.

3. Відповідність первинної документації вимогам законодавства.

Всі первинні документи компанії мають бути належним чином складені в момент проведення господарської операції. Недотримання вимог до їх складання може мати наслідком спори з податковим органом і навіть визнання деяких операцій безтоварними. Тому в первинних документах обовʼязково має бути:
– Реквізити компаній-контрагентів;
– Предмет господарської операції;
– Особи, відповідальні за її проведення (за необхідності – документ на підтвердження їх повноважень);
– Оригінальні підписи представників компаній-контрагентів;
– Наявність печаток.

4. Відсутність прогалин в поточній діяльності бухгалтера.

Іноді бухгалтер, у звʼязку із завантаженістю, відкладає таку роботу, як оформлення відомостей по нарахуванню зарплати, табелів обліку робочого часу та іншої документації, що відноситься до внутрішньої документації підприємства та відсутність якої не завжди помітна. Проте у зв’язку із збільшенням кількості перевірок з питань дотримання норм законодавства про працю радимо все ж таки приділити увагу належному документальному оформленню та супроводженню взаємовідносин із працівниками, щоб мінімізувати ризики накладання штрафів з таких підстав.

Вищезазначені дії, якщо проводити їх хоча би раз на квартал, допоможуть мінімізувати ризики негативних наслідків для субʼєкта господарювання, а також допоможуть зберегти належний документообіг в компанії.