Чинним законодавством на керівників підприємств покладено обов’язок вести бухгалтерський облік та, відповідно, зберігати первинну документацію, складену безпосередньо під час здійснення господарських операцій. Строк зберігання таких документів – від 3 років і більше.

Проте іноді, найчастіше вже під час податкової перевірки, коли фіскальний орган попросив надати певний перелік податкових накладних та інших документів для ретельного вивчення, в компанії усвідомлюють, що не можуть знайти частину цих документів.

Що робити керівнику в такій ситуації?

Перш за все, необхідно повідомити правоохоронні органи про документи, які втрачено. Повідомлення складається в довільній формі.

Після на підприємстві утворюється комісія для встановлення, які саме документи було втрачено. За наслідками проведеного дослідження складається акт, який затверджується керівником підприємства і який в подальшому направляється до податкового органу протягом 10 днів з моменту затвердження.

Чинним законодавством не встановлено форми документу, відповідно до якого податковий орган повідомляється про втрату первинної документації, але можна зробити логічний висновок, що він має містити наступні моменти:

  • Дату встановлення втрати документів;
  • Перелік документів, які втрачено (з деталізацією кожного документа);
  • Обставини, за яких документи було втрачено;

До повідомлення додаються також докази, що підтверджують факт втрати документації: висновки МНС, довідки правоохоронних органів та інше.

Після того, як підприємство встановило факт втрати документів, воно має 90 днів для їх відновлення.
Первинні документи за господарськими операціями (договори, податкові накладні, рахунки, акти виконаних робіт) простіше за все відновлювати через контрагентів, з якими ці операції були укладені.

Якщо окрім цих документів втрачено ті, що були видані державними органами – слід звернутися до уповноваженого представника такого органу із заявою про видачу дублікату документа.

В податковому органі та в органі статистики можна отримати дублікати звітності, якщо їх також втрачено.
Також частину документів можна відновити самостійно, через регістри бухгалтерського обліку (наприклад, інформація про касові операції відновлюється на підставі даних касової книги та журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів).

Звертаємо увагу, що саме керівник несе відповідальність за належне збереження первинної документації, тому рекомендуємо з самого початку діяльності компанії впровадити ефективний механізм оформлення, підписання та зберігання всіх документів, що видаються під час здійснення господарської діяльності. А якщо ж раптом якісь документи все ж таки було втрачено – не зволікайте з їх відновленням, це допоможе зберегти ваші зусилля та час у випадку податкової перевірки.