Приём на работу: когда уведомлять налоговую и ТЦК

Трудоустройство нового сотрудника — это не просто кадровый шаг, а важная юридическая процедура, сопровождающаяся строгими регуляторными требованиями к информированию государственных органов. В 2025 году действуют обновлённые правила уведомления о приёме на работу, которые предусматривают своевременное информирование Государственной налоговой службы (ГНС) и территориального центра комплектования и социальной поддержки (ТЦК, военкомата). Правильное соблюдение сроков подачи уведомлений позволяет избежать значительных штрафов и сохранить безупречную репутацию бизнеса.

Уведомление налоговой (ГНС): основные требования
Нормативная база
Согласно ч. 4 ст. 24 Кодекса законов о труде и постановлению КМУ №413 от 17.06.2015 (с изменениями от 21.02.2025 №184), работодатели обязаны до начала работы сотрудника подать уведомление в ГНС по установленной форме.
Порядок и сроки
Уведомление подаётся через электронный кабинет или другими электронными средствами в ГНС до фактического допуска сотрудника к работе.
Оформление трудовых отношений и подача уведомления должны предшествовать началу исполнения трудовых обязанностей.
Дата трудового договора/приказа фиксируется отдельно от даты начала работы, что позволяет подать уведомление даже в день трудоустройства, но до допуска к работе.
Важные нюансы
Без своевременного уведомления ни один сотрудник не может быть допущен к работе.
Включает заключение трудового договора, гиг-контракта (для резидентов Дія City), но не распространяется на гражданско-правовые договоры.

Уведомление в ТЦК: правила и специфика
Кого касается
Уведомление в ТЦК подаётся в отношении всех призывников, военнообязанных и резервистов, принимаемых на работу. Это касается как основной работы, так и внутреннего/внешнего совместительства, контрактной или срочной формы.
Нормативное регулирование и сроки
Согласно Постановлению КМУ №1487 от 30.12.2022, в течение 7 дней с даты приказа о приёме нужно подать уведомление по форме (приложение 4) в местный ТЦК.
Руководители предприятий, ответственные за воинский учет, подают отдельные уведомления по форме приложения 1, также в 7-дневный срок.
Исключения и особенности
ФЛП и те, кто не ведёт воинский учет, уведомлений в ТЦК не подают.
Если работник не является военнообязанным/призывником/резервистом — уведомление не подаётся.
При изменении должности, увольнении или переводе также подаётся уведомление в ТЦК в установленные сроки.

Алгоритм действий при приёме военнообязанного

1. Заключите трудовой договор/приказ, получите подпись работника.
2. Подайте уведомление в ГНС до начала работы.
3. Подайте уведомление в ТЦК (приложение 4) не позднее 7 дней с даты приказа.
4. Убедитесь в наличии квитанции/подтверждения приёма уведомлений.

Ответственность за нарушение сроков
Сфера ГНС
Нарушение срока уведомления влечёт финансовые санкции: до 10 МЗП за каждого сотрудника, допущенного к работе без уведомления.
Сфера ТЦК
Административный штраф до 5100 грн, а за повторное или грубое нарушение — до 8500 грн. Также возможны проверки и дополнительный юридический контроль со стороны ТЦК при несвоевременном внесении изменений в воинский учет.

Ключевые акценты практики и частые вопросы
Обновление формы уведомления с мая 2025 года — отдельная графа для гражданства, унифицированная структура для работодателей.
Для гиг-контрактов уведомления подают только резиденты Дія City.
Изменение статуса работника (например, с совместителя на основного) требует нового уведомления в контролирующие органы.
Электронные формы и услуги — преимущество для крупного бизнеса, но проблемы с интерфейсом часто требуют отдельного внимания от кадровиков.

Практические советы руководителю и кадровику
Делайте отметку о подаче уведомления в деле работника, сохраняйте квитанции.
Следите за изменениями форм и законодательства: они происходят регулярно!
Убедитесь, что личное дело сотрудника содержит все выписки, копии приказов, подтверждения подачи уведомлений.
В случае ошибки подайте отменяющее уведомление и отправьте корректное в ближайшие сроки.

Выводы
В современных условиях ответственность за соблюдение законодательства по уведомлению о приёме на работу лежит прежде всего на работодателе. Несоблюдение сроков информирования ГНС и ТЦК ставит под угрозу не только юридическую безопасность бизнеса, но и репутацию компании. Чёткое исполнение требований законодательства гарантирует избегание финансовых санкций, а также свободный и стабильный процесс найма в условиях изменяющегося регуляторного поля.

Светлана Круторогова — адвокат АО «Юридическая компания WINNER».