Гетманцев рассказал, как изменятся правила оформления актов выполненных работ в 2025 году

Оформление актов выполненных работ/оказанных услуг — ключевой, но одновременно проблемный элемент бухгалтерского и договорного документооборота в Украине. Именно эти документы фиксируют факт выполнения хозяйственных обязательств и становятся основанием для оплаты, защиты в суде и налогового учета. С 2025 года ожидаются серьезные изменения в нормативных и практических требованиях к их составлению.

Причины изменений законодательства
В последние годы бизнес жаловался на административные препятствия: дублирование подписей, бюрократию оформления бумажных актов, злоупотребления контрагентов по задержке подписания. Проблема обострилась в ИТ, консалтинге, маркетинге и других услугах, где фактический результат не имеет четкой материальной формы, а оплата часто происходит в безналичном формате.
Внедрение безналичной формы расчетов, рост доли электронной отчетности и ориентация на европейские практики стали толчком к реформированию актов как первичных документов.

Главные новации
Правительство предлагает упростить правила оформления актов выполненных работ для сервисов, оплачиваемых на расчетный счет. Ключевые изменения:

• Отсутствие обязательной подписи со стороны заказчика, если иное не предусмотрено договором;
• Достаточно подписи только исполнителя для подтверждения факта выполнения работ;
• По желанию сторон возможно сохранить двустороннее подписание (договорная свобода).

Практическая реализация и документирование
Согласно новой редакции закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», для большинства услуг, оплата которых происходит безналично, акт исполнителя признается достаточным основанием для бухучета и налоговой. При сложных работах или материальных поставках подписи обеих сторон актуальны.
Для электронных документов:

• Использование КЭП (квалифицированной электронной подписи) обязательно для юридической силы;
• Документы хранятся не менее 3 лет;
• Автентичность и целостность подписи контролируется через сервисы M.E.Doc, СОТА, Paperless и др.
  Внимание: отсканированный бумажный акт без цифровой подписи не будет признан первичным налоговым документом!

Обязательные реквизиты в 2025 году
Несмотря на упрощение, в акте должны быть:

• Название документа («Акт выполненных работ»/«Акт оказанных услуг»);
• Дата и место составления, номер акта;
• Контрагент (полное наименование, реквизиты, код ЕДРПОУ);
• Перечень и объем выполненных работ/оказанных услуг, цель, период выполнения;
• Стоимость, выделение сумм НДС (при необходимости);
• Должность и ФИО ответственного лица исполнителя, возможно — электронная подпись;
• Ссылка на договор.
  При необходимости прилагаются спецификации, фотофиксация, детальные отчеты как доказательства реальности операции (актуально для ИТ, консалтинга).

Отмена актов для отдельных сервисов
Главная новация — упрощенный порядок для безналичных транзакций. Если услуга оплачена на банковский счет, первичным документом служит только акт исполнителя (с одной подписью). Эта реформа позволит экономить 20,2 млрд грн ежегодно за счет сокращения бюрократии бизнес-процессов.
В случае судебных споров или налоговых претензий акт остается основным письменным доказательством выполнения обязательств, поэтому его оформление должно быть максимально корректным.

Вызовы для бизнеса
Упрощение процедуры вызывает новые риски:

• Растет ответственность исполнителя за достоверность данных;
• Контрагенты должны правильно фиксировать факты выполнения через электронные каналы;
• Увеличивается потребность в аудите электронного документооборота и регулярной сверке с налоговой;
• Важно проверять идентификацию сторон при подписании актов (особенно в крупных корпоративных сделках).

Судебная практика и налоговая проверка
Суды признают электронный акт с КЭП аналогичным бумажному документу с подписью и печатью. Важно обеспечить непрерывную цепочку доказательств: договор, акт, платежная операция. Фиксация факта получения или передачи услуги часто дополняется фото/видео, перепиской, отчетами — особенно в удаленных сервисах, ИТ, инженерных проектах.
Налоговая служба акцентирует на реальности операции — стандартной «шапки» акта уже недостаточно, требуется детализированное содержание, стандартизация реквизитов, ссылка на договор, точный период выполнения работ. Акты без детализации могут быть признаны недействительными.

Проверка и обновление документации
Юридические фирмы и эксперты рекомендуют:

• Регулярно проверять структуру и содержание актов, договоров, спецификаций;
• Обновлять шаблоны актов в соответствии с новыми требованиями законодательства и электронной отчетности;
• Вводить электронную идентификацию, автоматическую проверку реквизитов, контроль соответствия условиям договора.

Перспективы и дополнительные инструменты
Поскольку акты становятся персонализированным приложением к договору, бизнесу рекомендуется:

• Электронный архив с трехлетним сроком хранения;
• Системы автоматического согласования актов и уведомлений (боты, CRM, сервисы документооборота);
• Протоколирование согласования и передачи услуг через цифровые каналы.

Вывод
Изменение правил оформления актов выполненных работ — не просто формальность, а стратегический шаг к упрощению, цифровизации и защите бизнеса.
Современный акт — это гибкий инструмент для фиксации завершения обязательств, подтверждения оплаты, доказательства в суде и в налоговой. В 2025 году акты станут более персонализированными, электронными, детализированными и подконтрольными государству, а их корректное оформление — вопрос безопасности бизнеса на годы вперед.
Автор — Максим Багнюк, руководитель практики налогового и таможенного права АО «Юридическая компания «WINNER».