Гетманцев розповів, як зміняться правила оформлення актів виконаних робіт у 2025 році

Оформлення актів виконаних робіт/наданих послуг — ключова, але водночас проблемна частина бухгалтерського та договірного документообігу в Україні. Саме ці документи фіксують факт виконання господарських зобов’язань та стають основою для оплати, захисту в суді і податкового обліку. З 2025 року очікуються серйозні зміни в нормативних та практичних вимогах щодо їх складання.

Причини змін законодавства.  Останні роки бізнес скаржився на адміністративні перепони: дублювання підписів, бюрократію з оформленням паперових актів, зловживання контрагентів щодо затримки підписання. Проблема загострилась у сфері ІТ, консалтингу, маркетингових та інших послуг, де фактичний результат немає чіткої матеріальної форми, а оплата часто здійснюється в безготівковому форматі.

Запровадження безготівкової форми, зростання частки електронної звітності та орієнтація на європейські практики стали поштовхом до реформування актів як первинних документів.

Головні новації.  Уряд пропонує спростити правила оформлення актів виконаних робіт для сервісів, що оплачуються на розрахунковий рахунок. Ключовими змінами є:

• Відсутність обов’язкового підпису із сторони замовника, якщо інше прямо не передбачено договором;
• Достатність підпису лише виконавця послуги для підтвердження факту виконання робіт;
• За бажанням сторін можливо залишити двостороннє підписання (договірна свобода).

Практична реалізація та документування.  Згідно з новою редакцією Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», для більшості послуг, що оплачуються безготівково, акт виконавця визнається достатнім підставою для бухгалтерії та податкової. Водночас для складних робіт чи матеріальних поставок обидва підписи залишаються актуальними.

Для документів в електронній формі:

• Використання КЕП (кваліфікованого електронного підпису) стає обов’язковим для юридичної сили;
• Документи зберігаються не менше 3 років;
• Автентичність і цілісність підпису контролюється через сервіси M.E.Doc, СОТА, Paperless та інші.

Важливо: відсканований паперовий акт без цифрового підпису не буде вважатися первинним документом для податкової!

Обов’язкові реквізити у 2025 році.  Попри спрощення, в акті мають бути зазначені:

• Назва документа («Акт виконаних робіт»/«Акт наданих послуг»);
• Дата і місце складання, номер акта;
• Контрагент (повне найменування, реквізити, код ЄДРПОУ);
• Перелік та обсяг виконаних робіт чи наданих послуг, їх мета, період виконання;
• Вартість, виділення сум ПДВ (за потреби);
• Посада і ПІБ відповідальної особи виконавця, можливо — електронний підпис;
• Посилання на договір.

За потреби додаються специфікації, фотофіксація, детальні звіти як докази реальності операцій (актуально для ІТ-сфери, консалтингу).

Скасування актів для певних сервісів.  Найбільша новація — спрощений порядок для безготівкових транзакцій. Якщо послуга оплачена безготівково на банківський рахунок, первинним документом слугує лише акт виконавця (з єдиним підписом). Ця реформа дозволить економити до 20,2 млрд грн щорічно за рахунок зменшення бюрократії у бізнес-процесах.

У випадку судових спірних ситуацій або претензій у податковій акт залишається основним письмовим доказом виконання зобов’язань, тому його заповнення має бути максимально коректним.

Виклики для бізнесу.  Спрощення процедури спричиняє й нові ризики:

• Зростає відповідальність виконавця за достовірність внесених даних;
• Контрагенти повинні коректно фіксувати факти виконання за електронними каналами зв’язку;
• Збільшується потреба в аудиті електронного документообігу та регулярній звірці з податковою документацією;
• Важливість перевірки ідентифікації сторін при підписанні актів (особливо — у великих корпоративних угодах).

Судова практика і податкова перевірка.  Суди визнають електронний акт з КЕП аналогічним паперовому документу з підписом і печаткою. Однак важливо забезпечити безперервний ланцюг доказів: договір, акт, платіжна операція. Фіксація факту отримання чи передачі послуги часто доповнюється фото/відео, листуванням, звітами — особливо у віддалених сервісах, ІТ, інжинірингових проектах.

Податкова служба акцентує на реальності операції — вже недостатньо стандартної «шапки» акту, потрібне деталізоване наповнення та стандартизація реквізитів, посилання на договір і точний період виконання робіт. Акти без достатньої деталізації можуть бути визнані недійсними.

Перевірка і оновлення документації.  Юридичні компанії та експерти рекомендують:

• Регулярно перевіряти структуру та зміст актів, договорів, специфікацій;
• Оновлювати шаблони актів відповідно до нових вимог законодавства та електронної звітності;
• Вводити в шаблонах електронну ідентифікацію, автоматичну перевірку реквізитів, контроль відповідності умовам договору.

Перспективи розвитку та додаткові інструменти.  Оскільки акти стають, по суті, персоналізованим додатком до договору, бізнесу рекомендується використовувати:

• Електронний архів з трирічним терміном зберігання документів;
• Системи автоматичного узгодження актів та повідомлень (боти, CRM, сервіси документообігу);
• Протоколювання погодження і передачі послуг через цифрові канали зв’язку.

Висновок.  Зміна правил оформлення актів виконаних робіт — не просто формальність, а стратегічний крок до спрощення, диджиталізації та захисту бізнесу.
Сучасний акт — це гнучкий інструмент, який фіксує завершення зобов’язань, підтверджує оплату, служить доказом у суді та звіті до податкової. У 2025 році акти стануть більш персоналізованими, електронними, детальними й підконтрольними державі, а їхній правильний зміст і оформлення — питання безпеки бізнесу на роки вперед.

Автор – Максим Багнюк, керівник практики податкового та митного права Адвокатського обʼєднання «Юридична компанія «WINNER».