Электронная трудовая книжка: что меняется для работников и работодателей до 2026 года

Оцифровка трудовой книжки стала одной из ключевых реформ в сфере социальной защиты и трудовых отношений в Украине за последние годы. Переход на электронный формат осуществляется согласно закону №1217-IX, который вступил в силу в июне 2021 года и предусматривает пятилетний переходный период — до 10 июня 2026 года. Для украинцев этот процесс стал не только требованием времени, но и защитой от потери страхового стажа, риска недополучения пенсионных прав и упрощением трудовых процедур.

Причины внедрения электронной трудовой книжки
Традиционная бумажная трудовая книжка долгие годы оставалась главным доказательством стажа и основанием для получения пенсионных выплат. Однако такой формат имел ряд недостатков: потеря документов, повреждение, подделка, трудности с быстрым оформлением пенсии. Особенно во время войны многие люди лишились оригиналов документов или не имели к ним доступа.

Переход на электронную трудовую — это не только шаг к цифровой державе, но и гарантия сохранности информации о стаже, защита персональных данных, повышение оперативности предоставления государственных услуг и удобство для работников и работодателей. В итоге все данные должны находиться в Государственном реестре застрахованных лиц Пенсионного фонда Украины и быть доступными онлайн в любое время.

Сроки и кто инициирует оцифровку
Вся трудовая информация должна быть переведена в электронный формат до 10 июня 2026 года. Ответственными за оцифровку могут быть как сам работник, так и работодатель (включая физических лиц-предпринимателей и юридических лиц). Система построена так, что гражданин может самостоятельно проконтролировать, переданы ли его трудовые данные.

Как самостоятельно перевести трудовую книжку в электронный формат
Алгоритм состоит из нескольких этапов:

• Зарегистрироваться на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (https://portal.pfu.gov.ua/) через электронную подпись или BankID.
• Отсканировать или качественно сфотографировать все страницы трудовой книжки и документы, подтверждающие стаж до 2004 года.
• Загрузить сканы/фото в хронологическом порядке при заполнении онлайн-формы на портале.
• Дождаться подтверждения внесения информации в реестр. Все оцифрованные записи подписываются электронной подписью — подделка невозможна.
• После подтверждения в любой момент можно увидеть внесенные записи о стаже в разделе «Электронная трудовая книжка» на портале и проверить правильность информации.

Оцифровка трудовой через работодателя
Работодатель также может сканировать страницы трудовых книжек сотрудников, подавать данные через корпоративный кабинет Пенсионного фонда, а работник видит эти данные в своем личном кабинете. Важно проконтролировать перенос всех записей, особенно по работе до 2004 года и документов, подтверждающих стаж: дипломы, военный билет, свидетельства о рождении детей и др.

Аудит и подготовка трудовой книжки
Перед сканированием стоит тщательно проверить аккуратность и достоверность всех записей, отсутствие зачеркиваний и неправильных ФИО. Если есть ошибки или несоответствия с паспортом, их сначала нужно исправить в отделе кадров или у работодателя. Титульный лист должен быть без сокращений, ФИО — полностью, даты рождения должны совпадать с паспортными данными.

Важность правильного внесения стажа
В электронном формате особенно важно внести все сведения о страховом стаже — это основание для начисления пенсии. Если информации будет не хватать или были формальные ошибки в датах или записях, гражданин рискует потерять часть стажа. В таком случае можно обратиться в территориальный орган Пенсионного фонда или подать электронное обращение для корректировки информации.

Последствия несвоевременной оцифровки
Реальный риск потери страхового стажа, или невозможности подтвердить периоды работы, особенно до 2004 года. Это может привести к задержке пенсионных выплат или уменьшению общего стажа. После дедлайна восстановить утраченные бумажные документы часто невозможно — поэтому их оцифровка сейчас защищает пенсионные права будущих пенсионеров.

Что ещё важно знать

• После оцифровки бумажная трудовая становится архивным документом.
• Можно подать сканы лично или поручить это работодателю.
• Оцифровка нужна и для ФОП.
• При совмещении нескольких мест работы важно получить записи с каждого.
• С 2026 года оформление на новую работу возможно без бумажной трудовой.
• Система минимизирует мошенничество и фальсификации со стажем.

Этапы и преимущества цифровой трудовой для государства и гражданина

• Доступ к трудовой истории из любой точки мира.
• Упрощение процедур назначения пенсий, сокращение бюрократии.
• Автоматизация многих госуслуг в сфере соцзащиты.
• Повышение прозрачности работодателей — фиксация только реального стажа, исключение теневых схем.
• Возможность параллельного ведения бумажной и электронной книжки на переходный период.

Вывод
Оцифровка трудовой книжки — это шаг к цифровой Украине, который обеспечивает защиту трудовых прав, прозрачность и удобный онлайн-доступ к ключевой информации для будущего. После 10 июня 2026 года электронная версия станет единственно юридически действительным подтверждением трудовой деятельности, поэтому важно не откладывать и вовремя пройти все процедуры цифровизации.

Светлана Круторогова — адвокат АО «Юридическая компания WINNER».