Електронна трудова книжка: що змінюється для працівників і роботодавців до 2026 року

Оцифрування трудової книжки стало однією з ключових реформ у сфері соціального захисту та трудових відносин в Україні за останні роки. Перехід на електронний формат відбувається згідно із законом №1217-IX, котрий набув чинності в червні 2021 року і передбачає п’ятирічний перехідний період — до 10 червня 2026 року. Для українців цей процес став не лише вимогою часу, а й убезпеченням від втрати страхового стажу, ризику недоотримання пенсійних прав і спрощенням трудових процедур.

Причини впровадження електронної трудової книжки.  Традиційна паперова трудова книжка довгі роки залишалася головним доказом стажу і підставою для отримання пенсійних виплат. Однак такий формат мав низку недоліків: втрати документів, пошкодження, підробки, перешкоди для швидкого оформлення пенсії. Особливо під час війни чимало людей позбулися оригіналів документів або не мали до них доступу.

Перехід на електронну трудову — це не лише крок до цифрової держави, а й гарантія збереження інформації про стаж, захист персональних даних, підвищення оперативності надання державних послуг і простота для працівників та роботодавців. У підсумку всі дані мають знаходитися у Державному реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України і будь-коли бути доступними онлайн.

Які строки і хто має ініціювати оцифрування.  Вся трудова інформація повинна бути переведена в електронний формат до 10 червня 2026 року. Відповідальними за оцифрування можуть бути як сам працівник, так і роботодавець (включаючи фізичних осіб-підприємців та юридичних осіб). Система побудована так, що громадянин може проконтролювати самостійно, чи передано його трудові дані.

Як самому перевести трудову книжку в електронний формат.  Алгоритм дій складається з кількох етапів:

• Зареєструватися на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України (https://portal.pfu.gov.ua/) через електронний підпис або BankID.
• Відсканувати або якісно сфотографувати всі сторінки трудової книжки й документів, які підтверджують стаж до 2004 року.
• Завантажити скани/фото у хронологічній послідовності під час заповнення онлайн-форми на порталі.
• Дочекатися підтвердження внесення інформації у реєстр. Усі оцифровані записи підписуються електронним підписом — тому підробки неможливі.

Після підтвердження можна у будь-який момент бачити внесені записи про стаж у розділі «Електронна трудова книжка» на порталі та перевіряти правильність інформації.

Як оцифрувати трудову через роботодавця.  Роботодавець також може сканувати сторінки трудових книжок підлеглих, подавати відомості через корпоративний кабінет Пенсійного фонду, а працівник бачить ці дані у своєму особистому кабінеті. Важливо проконтролювати перенесення всіх записів, особливо щодо роботи до 2004 року і документів, що підтверджують стаж: дипломи, військовий квиток, свідоцтва про народження дітей тощо.

Аудит і підготовка трудової книжки.  Перед скануванням варто ретельно перевірити охайність і достовірність усіх записів, відсутність закреслень та неправильних ПІБ. Якщо є помилки чи невідповідності з паспортом, спочатку потрібно їх виправити в кадровій службі чи роботодавця. Титульний аркуш повинен бути без скорочень, ПІБ — повністю розписані, дати народження мають співпадати з паспортними даними.

Важливість правильного внесення стажу.  В електронному форматі особливо важливо внести всі відомості про страховий стаж — це підстава для нарахування пенсії. Якщо інформації бракуватиме або були формальні помилки в датах чи записах, громадянин ризикує втратити частину стажу. У такому разі можна звернутися до територіального підрозділу Пенсійного фонду або подати електронне звернення для корекції інформації.

Наслідки несвоєчасного оцифрування.  Реальний ризик втратити страховий стаж, або не підтвердити періоди роботи, особливо до 2004 року. Це може призвести до затримки пенсійних виплат чи скорочення загального стажу. Після дедлайну відновити втрачені паперові документи часто неможливо — тому їхня оцифровка зараз убезпечує пенсійні права майбутніх пенсіонерів.

Що ще варто знати

• Після оцифрування паперова трудова стає неактуальною — вона залишається як архівний документ.
• Можна подати скани особисто або доручити це роботодавцю.
• Оцифрування потрібне і для ФОП.
• У разі поєднання кількох місць роботи важливо отримати записи з кожного місця.
• Оформлення нової роботи з 2026 року буде можливе без паперової трудової.
• Система мінімізує шахрайство і фальсифікації зі стажем.

Стадії та переваги цифрової трудової для держави і громадянина

• Доступ до трудової історії з будь-якої точки світу.
• Спрощення процедур призначення пенсій, скорочення бюрократії.
• Автоматизація багатьох державних сервісів у сфері соціального захисту.
• Підвищення прозорості роботодавців — фіксація лише реального стажу, виключення тіньових схем.
• Можливість паралельного ведення паперової та електронної книжки на перехідний період.

Висновок.  Оцифрування трудової книжки — це крок до цифрової України, що забезпечує захист ваших трудових прав, прозорість і зручний онлайн-доступ до ключової для майбутнього інформації. Після 10 червня 2026 року електронна версія стане єдиним юридично значущим підтвердженням трудової діяльності, тому важливо не зволікати та завчасно пройти всі процедури цифровізації.

Світлана Круторогова – адвокат Адвокатського об’єднання «Юридична компанія «WINNER».