Новые сроки подачи информации о трудоустройстве и увольнении с 2026 года: что изменится для бизнеса и ФЛП?

Государственная политика Украины активно реформирует все сферы, связанные с учетом наемного труда. Традиционные механизмы уведомления налоговых органов о приеме или увольнении сотрудников долгое время оставались одной из больных точек для бизнеса, бухгалтеров и ФЛП. Долгие дискуссии в профессиональных кругах, попытки унифицировать отчетность, стремление снизить бюрократическое давление и свести к минимуму неформальную занятость заложили основу для реформирования сроков подачи информации о кадровых изменениях. Эти инициативы приобретают особую значимость на фоне глобального перехода экономики к цифровому взаимодействию и повышения контроля за соблюдением трудового и налогового законодательства.

Законодательная база и мотивация изменений
16 июля 2025 года Верховная Рада приняла Закон №4536-IX «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины», который вступает в силу с 1 января 2026 года. Он предусматривает обновление подпункта 70.16.1 статьи 70 НКУ — ключевой нормы учета трудовых отношений. С 2026 года введено четкое разграничение работодателей и новый порядок сроков подачи:
для юридических лиц, органов власти и налоговых агентов — уведомление до 20 календарных дней после окончания отчетного месяца;
для физических лиц-предпринимателей и самозанятых — до 40 календарных дней после окончания квартала.

Главная цель реформы — синхронизировать работу бизнеса с государственными реестрами и обеспечить эффективный контроль учета труда, уменьшить административное давление на малый и микробизнес и повысить качество аналитики для налоговой.

Логика новых сроков: почему введен дифференцированный подход
Различие между работодателями — это вопрос объема и специфики деятельности.
Юридические лица часто имеют крупные кадровые изменения и сложные структуры, поэтому учитывают сотрудников по месяцам — 20-дневный срок позволяет оперативно реагировать на изменения и обеспечивает постоянный контроль.
ФЛП и самозанятые обычно работают со стабильной или малочисленной командой, имеют множество особенностей (сезонные изменения, временный персонал) — поквартальный цикл сведений минимизирует рутину и снижает риск технических ошибок в отчетности.

Практическая реализация нового порядка
Юридические лица (ООО, АО, органы государственной власти, налоговые агенты): все кадровые решения в течение отчетного месяца — прием, увольнение или перевод — должны быть зафиксированы в уведомлениях в налоговую не позднее, чем через 20 календарных дней после окончания месяца.
ФЛП, самозанятые: подают информацию об изменениях в составе сотрудников в течение 40 календарных дней после окончания квартала.
Формы и порядок отчетности остаются прежними: реформа касается только сроков подачи и автоматического распознавания в налоговых системах.
Кадровые службы должны скорректировать локальные графики учета и учитывать новые сроки при планировании приема или увольнения персонала.

Последствия для бизнеса и бухгалтерии

1. Удобство для малого бизнеса — больше времени на подготовку данных, снижается риск штрафов за технические погрешности.
2. Административные преимущества для крупного бизнеса — сокращение сроков позволяет оперативно адаптировать отчеты, оптимизировать кадровые процессы, ускорить интеграцию данных в корпоративные ERP-системы.
3. Повышение прозрачности рынка труда — оперативная информация о смене статуса сотрудников помогает государству отслеживать динамику рынка, анализировать тенденции занятости, бороться с «теневой» занятостью и «неоформленными» работниками.
4. Изменение алгоритмов ПО — бухгалтерские и кадровые программы, а также сервисы «Дія», «Электронный кабинет плательщика» теперь должны автоматически сигнализировать пользователям о дедлайнах, чтобы избежать штрафов и блокировки отчетного статуса.

Риски и ограничения
Штрафы за пропущенные сроки: в соответствии с НКУ просрочка или сокрытие информации — основание для штрафов и административной ответственности (от 510 до 1700 грн в зависимости от нарушения).
Переход и обновление форм: бизнесу нужно корректировать организационные процессы и обновлять инструкции, обучать персонал.
Циклическая отчетность для ФЛП: при увольнении нескольких сотрудников или приеме новых в конце квартала информация поступает в налоговую с задержкой, что может вызвать юридические нюансы при проверках и спорах.

Этапы внедрения
С 1 января 2026 года вводятся новые сроки. До этого работодатели работают по старой схеме — 20 календарных дней после месяца для всех. Переходный период — для обновления локальных решений и автоматизации данных.

Вывод: баланс интересов и вызовы цифровизации
Введение новых сроков подачи сведений о найме/увольнении — важный шаг к цифровому взаимодействию государства и бизнеса. Для большого рынка труда — это повышение прозрачности и эффективности контроля занятости. Для малого бизнеса — снижение бюрократии и минимизация случайных штрафов. Успех реформы — у модернизации ПО и готовности компаний к новым условием.

Автор: Игорь Ясько, управляющий партнер АО «Юридическая компания “WINNER”», к.ю.н.

Если у вас возникли дополнительные вопросы или вам требуется экспертный совет по этой теме — обращайтесь за консультацией! Наши специалисты помогут найти наилучшее решение для вашей ситуации, учитывая актуальные изменения законодательства и практики.
Оставьте заявку или свяжитесь с нами удобным для вас способом — и получите профессиональную поддержку уже сегодня.
С уважением, компания «WINNER».