Нові строки подання інформації про працевлаштування та звільнення з 2026 року: що зміниться для бізнесу і ФОПів?

Українська державна політика активно реформує всі сфери, пов’язані з обліком найманої праці. Традиційні механізми повідомлення податкових органів про прийняття чи звільнення працівників тривалий час залишались однією з болючих точок для бізнесу, бухгалтерів та ФОПів. Тривалі дискусії у професійних колах, спроби уніфікувати звітність, прагнення зменшити бюрократичний тиск і нівелювати неформальну зайнятість заклали підґрунтя для реформування строків подання інформації про кадрові зміни. Ці кроки набувають особливої значущості у світлі глобального переходу економіки до цифрової взаємодії та підвищення контролю за дотриманням трудового і податкового законодавства.

Законодавча база і мотивація змін

16 липня 2025 року Верховна Рада ухвалила Закон №4536-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України», який вступає в дію з 1 січня 2026 року. Він передбачає оновлення підпункту 70.16.1 статті 70 ПКУ — ключової норми з обліку трудових відносин. З 2026 року введено чітке розмежування роботодавців і новий порядок строків подання:

• для юридичних осіб, органів влади та податкових агентів — повідомлення до 20 календарних днів після закінчення звітного місяця;
• для фізичних осіб-підприємців та самозайнятих — до 40 календарних днів після закінчення кварталу.

Головний мотив реформи — синхронізувати роботу бізнесу з державними реєстрами та забезпечити ефективний контроль обліку праці, послабити адміністративний тиск на особливо малий і мікробізнес та підвищити якість аналітики для податкової.

Статут нових строків: чому запровадили диференційований підхід

Відмінність між роботодавцями — питання обсягу та специфіки діяльності.

• Юридичні особи часто мають великі кадрові зміни та складні структури, тому облікують працівників по місяцях — 20-денний строк дозволяє оперативно реагувати на зміни і забезпечує постійний контроль.
• ФОПи й самозайняті особи переважно працюють зі стабільною або мало чисельною командою, мають низку особливостей (зміни сезонності, залучення випробувального персоналу) — поквартальний цикл зведення інформації мінімізує рутину та знижує ризик технічних помилок при звітності.

Як діятиме новий порядок на практиці

• Юридичні особи (ТОВ, АТ, органи державної влади, податкові агенти): усі кадрові рішення, що оформлені протягом календарного місяця — прийняття, звільнення або переведення — мають бути зафіксовані у повідомленнях до ДПС не пізніше ніж через 20 календарних днів після завершення місяця.
• Фізичні особи-підприємці (ФОП), самозайняті: подають інформацію щодо змін у складі працівників протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу.
• Форми та порядок звітності залишаються незмінними: реформа стосується лише строків подання та автоматичного розпізнавання у податкових системах.
• Кадрові служби мають узгодити локальні графіки контролю та врахувати нові терміни при плануванні прийому чи звільнення персоналу.

Наслідки для бізнесу та бухгалтерії

1. Зручність для малого бізнесу

Менші фірми та ФОПи отримують більше часу для підготовки інформації, зменшується ризик штрафів за технічні огріхи чи помилки.

2. Адміністративні переваги для великого бізнесу

Скорочення строків дозволяє юридичним особам швидко адаптувати звіти відповідно до змін у штаті, оптимізувати кадрові процеси, прискорити інтеграцію інформації у корпоративні ERP системи.

3. Підвищення прозорості ринку праці

Оперативне надходження інформації про зміну статусу працівників допомагає державним структурам відслідковувати динаміку ринку, аналізувати тенденції зайнятості, боротися з «тіньовою» зайнятістю та «неоформленими» робітниками.

4. Зміна програмних алгоритмів

Бухгалтерське і кадрове ПЗ та сервіси «Дія», «Електронний кабінет платника» тепер повинні автоматично сигналізувати користувачам про дедлайни у звітності, щоб уникнути штрафів і блокування реєстраційного статусу.

Ризики та обмеження

• Штрафи за пропущені строки: Згідно з ПКУ запізнення або приховання інформації — підстава для штрафів і адміністративної відповідальності (від 510 до 1700 грн залежно від розміру порушення).
• Плутанина переходу та оновлення форм: Бізнесу слід звернути увагу на адаптацію організаційних процесів і оновлення інструкцій, провести навчання для кадрів.
• Циклічна звітність для ФОП: У випадку звільнення кількох працівників чи прийняття нового персоналу наприкінці кварталу, інформація надходить до податкової із затримкою, що може створювати юридичні нюанси у разі перевірок або спірних ситуацій.

Етапи впровадження

Варто наголосити, що нові строки запроваджуються з 1 січня 2026 року. До цього всі роботодавці працюють за старою схемою — 20 календарних днів після місяця для всіх без винятку. Перехідний період використовується для оновлення локальних рішень, інструкцій, автоматизації обробки даних.

Висновок: баланс інтересів та виклики цифровізації

Запровадження нових строків подання інформації про прийняття/звільнення працівників — це важливий крок у напрямку цифрової взаємодії держави й бізнесу. Для великого ринку праці це означає підвищення прозорості, дієвість контролю за зайнятістю та ефективне планування податкового навантаження. Для малого бізнесу — зменшення адміністративного тиску, мінімізацію випадкових штрафів і можливість спокійно вести облік без зайвої паперової тяганини.

Успішна цифрова адаптація цієї реформи буде залежати від своєчасного впровадження змін у ПЗ, навчання персоналу і готовності бізнесу до нових вимог звітності. Важливо заздалегідь підготувати організацію до роботи у нових часових межах, щоб уникнути правових і фінансових ризиків.

Автор: Ігор Ясько, керуючий партнер АО «Юридична компанія “WINNER”», к.ю.н.

Якщо у вас виникли додаткові питання або ви потребуєте експертної поради щодо цієї теми — звертайтеся за консультацією! Наші фахівці допоможуть знайти найкраще рішення для вашої ситуації, враховуючи актуальні зміни законодавства та практику.

Залиште заявку або зв’яжіться з нами зручним для вас способом — і отримайте професійну підтримку вже сьогодні.

З повагою, компанія «WINNER».