Учет товарных запасов для ФЛП — основные требования, ответственность и рекомендации на 2025 год

Ведение учета товарных запасов для физических лиц-предпринимателей (ФЛП) стало одним из ключевых вопросов налогового контроля в 2025 году, а налоговая служба регулярно напоминает об основных правилах и санкциях за их несоблюдение.

Кто обязан вести учет товарных запасов
Учет товарных запасов — это обязанность для ФЛП, которые проводят расчетные операции (наличные или безналичные) при продаже товаров в сферах торговли, общественного питания и оказания услуг.

К категории обязательных относятся:

• ФЛП на общей системе налогообложения;
• ФЛП-плательщики единого налога 3-й группы, которые являются плательщиками НДС;
• ФЛП, которые продают технически сложные бытовые товары, лекарственные средства, изделия медицинского назначения, ювелирные и бытовые изделия из драгоценных металлов и камней, независимо от системы налогообложения.

Законодательная база и основные акты
Регулирование ведения товарного учета осуществляется на основании Закона №265/95-ВР и приказа Минфина №496 от 03.09.2021, который утверждает порядок ведения учета для ФЛП. Требование касается тех, кто проводит расчеты с использованием регистраторов расчетных операций (РРО, ПРРО).

Что входит в понятие товарных запасов
Под товарными запасами понимается совокупность товаров, которые ФЛП реализует или использует для предоставления услуг. Из учета исключаются товары, не предназначенные для продажи: сырье, материалы для производства, продукция собственного использования и т.п.

Как вести учет товарных запасов
Учет осуществляется в специальной форме учета, которую можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. В форме отображаются все операции по поступлению и выбытию товаров, перемещениям между складами или торговыми точками, а также списанию и возврату.

Документы, подтверждающие учет:

• накладные на получение товара;
• акты списания;
• чеки, квитанции, счета-фактуры;
• документы на внутренние перемещения.

Основные реквизиты форм учета
В форме необходимо указывать:

• порядковый номер записи;
• дату внесения информации;
• реквизиты первичного документа;
• общую стоимость товара при поступлении и выбытии;
• примечания относительно перемещений, списания, возвратов и др.

Учет на нескольких торговых точках
Если ФЛП ведет деятельность в нескольких местах продаж, учет товарных запасов должен вестись отдельно для каждой точки с чётким указанием движения товара между складами, площадками и т.д.

Ответственность и санкции
За отсутствие учета, неправильное оформление или игнорирование требований Приказа №496 предусмотрены штрафы согласно Налоговому кодексу Украины. Во время налоговой проверки ФЛП обязан предоставить форму учета и все сопроводительные документы — их отсутствие приравнивается к нарушению ведения хозяйственной деятельности и может привести к финансовым санкциям, предписаниям по устранению нарушений, блокированию регистрации РРО/ПРРО или приостановлению деятельности.

Практические советы и алгоритм действий

1. Оцените, обязаны ли вы вести учет — в зависимости от системы налогообложения, категории товаров и способа расчетов.
2. Выберите форму ведения — бумажную или электронную, но соблюдайте утвержденные требования к реквизитам и структуре записи.
3. Храните все первичные документы по каждой операции.
4. Оформляйте движение товара между торговыми точками и складами с обязательным документальным сопровождением.
5. Во время проверки предоставляйте полный пакет документов по требованию налоговой службы.

Выводы и риски
Ведение учета товарных запасов — не только бюрократическая необходимость, но и инструмент защиты бизнеса от рисков налоговых споров, штрафов и финансовых потерь. Системная работа с документацией позволяет предотвращать конфликты с контролирующими органами, оптимизировать управление запасами и снижать расходы.

Особое внимание стоит уделять обновлению реквизитов форм, разъяснениям персоналу, автоматизации процессов и внимательному хранению документов на месте продажи.

Юлия Попадин — адвокат практики налогового и таможенного права Адвокатского объединения «Юридическая компания WINNER». Если у вас возникли вопросы или проблемы, связанные с учетом, налогообложением, расчетами с поставщиками или соблюдением новых требований законодательства по товарным запасам ФЛП — обращайтесь за профессиональной консультацией к налоговому юристу Адвокатского объединения «Юридическая компания WINNER».