Облік товарних запасів для ФОП — основні вимоги, відповідальність і поради на 2025 рік

Ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб-підприємців (ФОП) стало одним із ключових питань податкового контролю у 2025 році, а податкова служба регулярно нагадує про основні правила та санкції за їх недотримання.​

Хто зобов’язаний вести облік товарних запасів

Облік товарних запасів — це обов’язок для ФОП, які здійснюють розрахункові операції (готівкові чи безготівкові) при продажу товарів у сферах торгівлі, громадського харчування та надання послуг.
До категорії обов’язкових належать:

• ФОП на загальній системі оподаткування;
• ФОП-платники єдиного податку 3-ї групи, які є платниками ПДВ;
• ФОП, що продають технічно складні побутові товари, лікарські засоби, вироби медичного призначення, ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів і каміння, незалежно від системи оподаткування.​

Законодавча база та основні акти

Регулювання ведення товарного обліку здійснюється на основі Закону №265/95-ВР і наказу Мінфіну №496 від 03.09.2021, який затверджує порядок ведення обліку для ФОП. Вимога стосується тих, хто проводить розрахунки із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО, ПРРО).​

Що входить у поняття товарних запасів

Під товарними запасами розуміється сукупність товарів, які ФОП реалізує чи використовує для надання послуг. З обліку вилучаються товари, що не призначені для продажу: сировина, матеріали для виробництва, продукція власного використання тощо.​

Як вести облік товарних запасів

Облік здійснюється у спеціальній Формі обліку, яку можна вести як у паперовому, так і електронному вигляді. В Формі відображаються всі операції щодо надходження та вибуття товарів, переміщення між складами чи торговими точками, а також списання та повернення.​
Документи, що підтверджують облік:

• накладні на отримання товару;
• акти списання;
• чеки, квитанції, рахунки-фактури;
• документи на внутрішнє переміщення.

Основні реквізити Форм обліку

У Формі потрібно зазначати:

• порядковий номер запису;
• дату внесення інформації;
• реквізити первинного документа;
• загальну вартість товару при надходженні і вибутті;
• примітки щодо переміщень, списань, повернень тощо.​

Облік на декількох торгових точках

Якщо ФОП веде діяльність у декількох місцях продажу, облік товарних запасів має здійснюватися окремо для кожної точки, з чітким зазначенням руху товару між складами, майданчиками тощо.​

Відповідальність та санкції

За відсутність обліку, неправильне оформлення або нехтування вимогами Наказу №496 передбачені штрафи згідно з ПКУ. Під час податкової перевірки ФОП зобов’язаний надати форму обліку та всі супровідні документи — їх відсутність прирівнюється до порушення ведення господарської діяльності та може призвести до фінансових санкцій, приписів щодо усунення порушень, блокування реєстрації РРО/ПРРО або зупинення діяльності.​

Практичні поради та алгоритм дій

1. Оцініть, чи маєте обов’язок вести облік — залежно від системи оподаткування, категорії товарів і способу розрахунків.
2. Оберіть форму ведення — паперову чи електронну, але дотримуйтесь затверджених вимог щодо реквізитів та структури запису.
3. Зберігайте всі первинні документи за кожною операцією.
4. Оформлюйте рух товару між торговими точками та складами з обовʼязковим документальним супроводом.
5. Під час перевірки — надавайте повний пакет документів за вимогою податкової служби.

Висновки та ризики

Ведення обліку товарних запасів — не лише бюрократична потреба, а й інструмент захисту бізнесу від ризиків податкових спорів, штрафів і фінансових втрат. Системна робота з документацією дозволяє запобігати конфліктам із контролюючими органами, оптимізувати управління запасами та знижувати витрати.
Особливу увагу варто приділяти оновленню реквізитів форм, роз’ясненням власним працівникам, автоматизації процесів та уважному зберіганню документів у місці продажу.​

Юлія Попадин – адвокат практики податкового та митного права Адвокатського обʼєднання «Юридична компанія «WINNER».

Якщо у вас виникли питання або проблеми, пов’язані із обліком, оподаткуванням, розрахунками із постачальниками чи дотриманням нових вимог законодавства щодо товарних запасів ФОП — звертайтеся за професійною консультацією до податкового юриста Адвокатського обʼєднання «Юридична компанія «WINNER».