Новые правила оформления актов выполненных работ

Акт выполненных работ (оказанных услуг) остается одним из ключевых первичных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции. Именно этот документ лежит в основе бухгалтерского учета расходов, налогового кредита и определения момента признания дохода, а в 2025 году правила его оформления были существенно изменены в рамках реформирования подходов к первичным документам и перехода бизнеса на цифровые форматы учета.​

1. Нормативная основа

Вопросы оформления актов выполненных работ традиционно регулируются Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» №996-XIV, Налоговым кодексом Украины (статьи 44, 198, 201), а также отраслевыми стандартами бухгалтерского учета. Кроме того, с 2025 года вступили в силу изменения, внесенные приказом Министерства финансов Украины №388 от 17 сентября 2024 года, которым обновлены требования к реквизитам первичных документов и порядку их ведения. Ключевой акцент сделан на устранении дублирования бумажных и электронных форм, повышении юридической силы электронных документов, а также на унификации требований к цифровой подписи.​

2. Обязательные реквизиты

Согласно обновленным требованиям акт выполненных работ, независимо от его формы (бумажной или электронной), должен содержать такие обязательные реквизиты:

• наименование документа и его номер;
• дату составления;
• описание содержания хозяйственной операции (перечень выполненных работ или оказанных услуг);
• единицу измерения, количество, стоимость без НДС и общую сумму;
• подписи (в том числе электронные) ответственных лиц обеих сторон.​

Новым является обязанность указывать в поле «Основание для составления» точную ссылку на договор, в рамках которого выполнялись работы. Это позволяет четко связать акт с конкретным обязательством и упростить проверки как внутреннего, так и налогового контроля. Дополнительно расширен перечень лиц, которые могут подписывать акт: теперь это может быть не только руководитель или главный бухгалтер, но и уполномоченный сотрудник на основании доверенности, в том числе оформленной в электронной форме.​

3. Электронный акт

Важной новацией 2025 года стало полное приравнивание электронного акта к бумажному аналогу. В соответствии с требованиями Закона «Об электронных документах и электронном документообороте» документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеет равную юридическую силу и не требует дублирования на бумаге. Новые правила предусматривают, что датой составления электронного акта считается момент наложения последней электронной подписи. Это имеет важное значение для бухгалтерского и налогового учета, поскольку влияет на определение периода признания доходов и расходов; в налоговом учете ключевой становится именно дата последней подписи контрагента, а не дата формирования проекта акта. Для работодателей, использующих облачные сервисы или специализированные системы документооборота, предусмотрена техническая возможность хранения актов на защищенных электронных площадках, соответствующих требованиям законодательства о защите персональных данных.​

4. Разногласия и отказ от подписи

Новые правила детализируют процедуру согласования актов и фиксации отказа от подписания. Если сторона не согласна с объемом или качеством работ, она обязана письменно уведомить об этом другую сторону в течение пяти рабочих дней с момента получения акта; при необоснованном отказе или пропуске срока акт считается согласованным и имеет юридическую силу. В электронном документообороте действует аналогичный подход: если от контрагента не поступило мотивированное возражение через систему электронного обмена, акт считается принятым по умолчанию, что упрощает деловой оборот между компаниями, осуществляющими массовые операции.​

5. Налоговые аспекты

Налоговая служба подчеркивает, что акт выполненных работ не является самостоятельным основанием для формирования налогового кредита, но является ключевым доказательством факта оказания услуг. Формирование расходов и доходов возможно только при наличии подтверждения реальности операции, то есть соответствия акта фактическим действиям сторон. Недостатки в оформлении, отсутствие обязательных реквизитов или подписей могут стать основанием для снятия расходов либо непринятия налогового кредита, поэтому юридические лица должны обеспечить надлежащую внутреннюю проверку актов еще на стадии их составления.​

6. Практические рекомендации

Чтобы избежать споров с контрагентами и налоговыми органами в 2025 году, юристы и бухгалтеры рекомендуют:

• обеспечить единую внутреннюю форму актов, соответствующую обновленным требованиям Минфина;
• откорректировать шаблоны договоров, включив положения об электронном документообороте;
• использовать только КЭП, выданные сертифицированными поставщиками электронных доверительных услуг;
• фиксировать процесс согласования актов в корпоративной системе документооборота;
• проверять правильность указания договоров, объемов работ, единиц измерения и стоимостных показателей;
• хранить акты не менее трех лет независимо от формы их составления.​

Особое внимание уделяется документам, составленным с нерезидентами: в таких случаях обязательными являются перевод на украинский язык и удостоверение соответствия данных первичным документам иностранной стороны.​

7. Ответственность

Ненадлежащее оформление актов может повлечь административную и финансовую ответственность. В соответствии со статьей 164-2 Кодекса Украины об административных правонарушениях нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и составления первичных документов влечет штраф в размере от 8 до 15 необлагаемых минимумов доходов граждан (от 136 до 255 гривен), а при повторном нарушении — до 425 гривен. В налоговом контексте неправильное оформление актов может стать основанием для доначисления налога на прибыль или НДС, а в судебной плоскости — для признания договора неисполненным либо расторжения по инициативе заказчика.​

8. Перспективы автоматизации и вывод

Тенденции показывают, что оформление актов постепенно переходит в полностью цифровое пространство, а с 2026 года Министерство экономики планирует внедрение единого стандарта электронной структуры акта в формате XML, что позволит интегрировать документооборот между различными учетными системами. Такой подход минимизирует человеческий фактор, ускорит подписание контрактов и снизит риск ошибок в первичных документах.​

Новые правила оформления актов выполненных работ заметно повышают дисциплину в сфере бухгалтерского и договорного учета, одновременно открывая бизнесу путь к полной цифровизации документооборота. Для компаний, стремящихся избегать рисков, важно уже сейчас обновить внутренние формы, проверить системы электронных подписей и обучить ответственный персонал работе по новым стандартам.

Автор – Юлия Попадин, адвокат практики налогового и жилищного права Адвокатского объединения «Юридическая компания «WINNER». Если у вас возникли вопросы или проблемы, связанные с оформлением актов выполненных работ, электронным документооборотом или проверкой первичных документов, обращайтесь к команде юристов Winner Law Firm за индивидуальной консультацией и практической помощью.