Нові правила оформлення актів виконаних робіт

Акт виконаних робіт (наданих послуг) залишається одним із ключових первинних документів, що підтверджує факт здійснення господарської операції. Саме цей документ лежить в основі для бухгалтерського обліку витрат, податкового кредиту та визначення моменту визнання доходу. У 2025 році правила його оформлення зазнали важливих змін у межах реформування підходів до первинної документації та переходу бізнесу на цифрові формати обліку.

1. Нормативна основа

Питання оформлення актів виконаних робіт традиційно регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» №996-XIV, Податковим кодексом України (статті 44, 198, 201), а також галузевими стандартами бухгалтерського обліку. Окрім цього, з 2025 року набрали чинності зміни, внесені наказом Міністерства фінансів України №388 від 17 вересня 2024 р., яким оновлено вимоги до реквізитів первинних документів та порядку їх ведення.

Ключовий акцент зроблено на усунення дублювання паперових і електронних форм, підвищення юридичної сили електронних документів, а також на уніфікацію вимог до цифрового підпису.

2. Обов’язкові реквізити: що залишилось і що змінилось

Згідно з оновленими вимогами, акт виконаних робіт, незалежно від його форми (паперової чи електронної), повинен містити такі обов’язкові реквізити:

• назву документа та його номер;
• дату складання;
• опис змісту господарської операції (перелік виконаних робіт або наданих послуг);
• одиницю виміру, кількість, вартість без ПДВ і загальну суму;
• підписи (у тому числі електронні) відповідальних осіб обох сторін.

Новим є обов’язок зазначати у полі “Підстава для складання” точне посилання на договір, у межах якого виконувались роботи. Це дозволяє чітко пов’язати акт із конкретним зобов’язанням та спростити перевірки як внутрішнього, так і податкового контролю.

Додатково розширено перелік осіб, які можуть підписувати акт. Тепер це може бути не лише керівник або головний бухгалтер, а й уповноважений працівник на підставі довіреності, у тому числі оформленої в електронній формі.

3. Електронний акт: юридична сила та вимоги

Важливою новацією 2025 року стало повне прирівняння електронного акта до паперового аналога. Згідно з вимогами Закону «Про електронні документи та електронний документообіг», документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має рівну юридичну силу і не потребує дублювання у паперовій формі.

Нові правила передбачають, що дата складання електронного акта визначається моментом накладення останнього електронного підпису. Це має важливе значення для бухгалтерського та податкового обліку, оскільки впливає на визначення періоду визнання доходів і витрат. Зокрема, у податковому обліку ключовою стає саме дата останнього підпису контрагента, а не дата формування проєкту акта.

Для роботодавців, які використовують хмарні сервіси або спеціалізовані системи документообігу, передбачено технічну можливість зберігання актів на захищених електронних майданчиках, що відповідають вимогам законодавства про захист персональних даних.

4. Узгодження розбіжностей і відмова від підписання

Нові правила деталізують процедуру узгодження актів і фіксації відмови від підписання. Якщо сторона не згодна з обсягом або якістю робіт, вона повинна письмово повідомити про це іншу сторону протягом п’яти робочих днів із моменту отримання акта. Якщо відмова не обґрунтована або строк минув, акт вважається погодженим і має юридичну силу.

В електронному документообігу аналогічний підхід: якщо від контрагента не надійшло мотивоване заперечення через систему електронного обміну, акт вважається прийнятим за замовчуванням. Це значно спрощує діловий обіг між компаніями, які здійснюють масові операції.

5. Податкові аспекти: акцент на достовірність

Податкова служба наголошує: акт виконаних робіт не є самостійною підставою для формування податкового кредиту, але є ключовим доказом факту надання послуг. Формування витрат і доходів можливе лише за наявності підтвердження реальності операції, тобто відповідності акту фактичним діям сторін.

Недоліки в оформленні, відсутність обов’язкових реквізитів або підписів можуть стати підставою для зняття витрат чи неприйняття податкового кредиту. Тому юридичні особи мають забезпечити належну внутрішню перевірку актів ще на етапі їх складання.

6. Практичні рекомендації для бізнесу

Щоб уникнути суперечок з контрагентами та податковими органами, у 2025 році юристи й бухгалтери рекомендують:

• забезпечити єдину внутрішню форму актів, яка відповідає оновленим вимогам Мінфіну;
• відкоригувати шаблони договорів, включивши положення про електронний документообіг;
• використовувати лише КЕП, видані сертифікованими надавачами електронних довірчих послуг;
• фіксувати процес узгодження актів у корпоративній системі документообігу;
• перевіряти правильність зазначення договорів, обсягів робіт, одиниць виміру та вартісних показників;
• зберігати акти не менше трьох років, незалежно від форми їх складання.

Особлива увага приділяється документам, складеним з нерезидентами: у таких випадках обов’язковим є переклад українською мовою і засвідчення відповідності даних первинним документам іноземної сторони.

7. Відповідальність за порушення правил оформлення

Неналежне оформлення актів може призвести до адміністративної та фінансової відповідальності. Так, згідно зі статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення, порушення порядку ведення бухгалтерського обліку та складання первинних документів тягне за собою штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 гривень), а при повторному порушенні — до 425 грн.

У податковому контексті неправильне оформлення актів може стати підставою для донарахування податку на прибуток або ПДВ, а в судовій площині — для визнання договору невиконаним чи розірвання з ініціативи замовника.

8. Перспективи автоматизації

Тенденції показують, що оформлення актів поступово переходить у повністю цифровий простір. Уже з 2026 року Мінекономіки планує впровадження єдиного стандарту електронної структури акта у форматі XML, що дозволить інтегрувати документообіг між різними обліковими системами.
Такий підхід мінімізує людський фактор, пришвидшить підписання контрактів і скоротить ризик помилок у первинних документах.

Висновок

Нові правила оформлення актів виконаних робіт суттєво підвищують дисципліну у сфері бухгалтерського і договірного обліку, водночас відкриваючи бізнесу шлях до повної цифровізації документообігу. Для компаній, що прагнуть уникнути ризиків, важливо вже зараз оновити внутрішні форми, перевірити системи електронних підписів і навчити відповідальний персонал працювати за новими стандартами.

Автор – Юлія Попадин, адвокат практики податкового та житлового права Адвокатського об’єднання «Юридична компанія «WINNER».

Якщо у вас виникли питання або проблеми, пов’язані із оформленням актів виконаних робіт, електронним документообігом чи перевіркою первинних документів — звертайтесь до команди юристів Winner Law Firm для індивідуальної консультації та практичної допомоги.