Недостатність трудових ресурсів — новий ризиковий критерій блокування ПН/РК у 2025 році

Недостатність трудових ресурсів на підприємстві — це один із нових критеріїв ризику, що може призвести до блокування податкових накладних (ПН) або розрахунків коригування (РК) згідно з оновленим порядком №1165 у 2025 році. Податкова служба дедалі частіше звертає увагу на реальність господарських операцій, і якщо штат співробітників непропорційно малий або недостатній для задекларованих обсягів діяльності, платник ПДВ може потрапити до категорії «ризикових» та зіткнутися з масовими блокуваннями.

Як працює критерій недостатності трудових ресурсів.  Інспектори аналізують штатний розпис підприємства, дані звіту 1ДФ, принцип прозорості бухгалтерії та звітності за працівниками. Якщо на підприємстві працюють директор, бухгалтер та декілька осіб, а за документами здійснюються великі виробничі чи торгові операції, це може викликати підозру в фіктивності або нереальності бізнесу. Основні ознаки:

• кількість персоналу не відповідає обсягам задекларованої діяльності;
• відсутність підтвердження щодо залучення підрядників, аутсорсерів чи послуг з виконання робіт;
• невідповідність галузевим стандартам (наприклад, в будівництві чи виробництві працівників має бути більше, ніж у посередника чи IT-компанії).

Що відбувається у системі СМКОР

• Платник автоматично отримує «ризиковий» статус.
• Майже всі ПН/РК, які подає ризиковий платник, блокуються до моменту зняття статусу.
• Таблиця даних, що обґрунтовує номенклатуру та обороти, часто не враховується — саме через недостатність трудових ресурсів.
• Причина блокування фіксується у квитанції: «недостатня кількість трудових ресурсів, необхідних для здійснення операцій».

Коли саме блокують ПН/РК.  Блокування за цим критерієм відбувається, якщо одночасно виконано такі умови:

• подані ПН або РК на великі суми по найменуванню, яке потребує значного людського ресурсу (виробництво, будівництво, агросектор);
• штат підприємства не має достатньої кількості співробітників для реального виконання таких операцій;
• немає підтвердження про аутсорсінг, надання спеціалізованих робіт чи залучення інших компаній на підряд;
• відсутні документи, що підтверджують реальні операції — акти виконаних робіт, контракти з підрядниками, звіти з виробництва тощо.

Як уникнути блокування податкових накладних

• Своєчасно оновлюйте інформацію про працівників у звітних формах (1ДФ, ЄСВ), у реєстрах підприємства;
• У Таблиці даних (до податкової накладної) обов’язково зазначайте перелік послуг, підрядників, факти залучення сторонніх трудових ресурсів;
• Для складних операцій (виробництва, будівництва, сервісу) подавайте додаткові документи — акти виконання робіт, контракти, платіжні документи;
• Пояснюйте реальний процес виконання робіт у відповідях на запити ДПС.

Оскарження та розблокування.  У випадку блокування ПН/РК через недостатність трудових ресурсів:

• Подавайте пояснення та копії документів, що підтверджують реальні операції, до ДПС через електронний кабінет;
• Додавайте довідки про залучення працівників, контракти із зовнішніми підрядниками, комерційні пропозиції;
• Якщо Таблицю даних не враховано — можна оскаржити рішення у комісії ДПС або через адміністративний суд;
• Практика показує, що належне документування та пояснення часто призводять до позитивного рішення, однак процес може бути відтермінованим.

Нові тенденції у 2025 році

• З 27 вересня 2025 року критерії блокування оптимізовано, проте недостатність трудових ресурсів залишилась однією із ключових підстав для присвоєння ризикового статусу.
• Вже зараз має місце тенденція до масового блокування ПН/РК у виробничих, будівельних, сільськогосподарських компаніях зі “слабким” штатом;
• Ризиковий статус можна зняти лише шляхом корекції кадрової політики, підтвердження реальності операцій та постійного подання додаткових пояснень органу ДПС.

Висновки.  Недостатність трудових ресурсів — це формальний критерій для блокування податкових накладних і розрахунків коригування у системі СМКОР із 2025 року, який діє незалежно від обсягу підприємницької діяльності та галузі. Щоб уникнути проблем, компаніям потрібно слідкувати за відповідністю штату обсягам операцій, документувати процеси залучення сторонніх ресурсів і завчасно подавати детальні пояснення до податкової. Саме підтвердження реальності виконання операцій — основа для автоматичної реєстрації ПН/РК у сучасній системі ризиків.

Автор – Максим Багнюк, керівник практики податкового та митного права Адвокатського обʼєднання «Юридична компанія «WINNER».