Прийом на роботу: коли повідомляти податкову та ТЦК

Працевлаштування нового працівника — не лише кадровий крок, а й важлива юридична процедура, яка супроводжується суворими регуляторними вимогами до інформування державних органів. У 2025 році діють оновлені правила повідомлення про прийняття на роботу, що передбачають своєчасне інформування Державної податкової служби (ДПС) та територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК, військкомату). Правильне дотримання строків подачі повідомлень дозволяє уникнути значних штрафів і зберегти бездоганну репутацію бізнесу.

Повідомлення податкової (ДПС): основні вимоги

Нормативна база

Відповідно до ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю та постанови КМУ №413 від 17.06.2015 (зі змінами від 21.02.2025 №184), роботодавці зобов’язані перед початком роботи працівника подати повідомлення до ДПС за встановленою формою.

Порядок та строки

• Повідомлення подається через електронний кабінет або іншими електронними засобами до ДПС до моменту фактичного допуску працівника до роботи.
• Оформлення трудових відносин і подача повідомлення повинні передувати початку виконання трудових обов’язків.
• Дата трудового договору/наказу фіксується окремо від дати початку роботи, що дозволяє подати повідомлення навіть у день працевлаштування, але до дозволу почати роботу.

Важливі нюанси

• Без своєчасного повідомлення жоден працівник не може бути допущений до роботи.
• Включає укладення трудового договору, гіг-контракту (для резидентів Дія Сіті), але не поширюється на цивільно-правові договори.

Повідомлення до ТЦК: правила та специфіка

Кого стосується

Повідомлення до ТЦК подається стосовно всіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які приймаються на роботу. Це стосується як основної роботи, так і внутрішнього/зовнішнього сумісництва, контрактної чи строкової форми.

Нормативне регулювання та строки

• Відповідно до Постанови КМУ №1487 від 30.12.2022, протягом 7 днів з дати видання наказу про прийом потрібно подати повідомлення за формою (додаток 4) до місцевого ТЦК.
• Керівники підприємств, відповідальні за військовий облік, подають окремі повідомлення за формою додатку 1, також у 7-денний строк.

Винятки та особливості

• ФОП і ті, хто не веде військовий облік, повідомлень до ТЦК не подають.
• Якщо працівник не є військовозобов’язаним/призовником/резервістом — повідомлення не подається.
• При зміні посади, звільненні чи переведенні також подається повідомлення до ТЦК у визначені строки.

Алгоритм дій при прийомі військовозобов’язаного

1. Укласти трудовий договір/наказ, отримати підпис працівника.
2. Подати повідомлення до ДПС до початку роботи.
3. Подати повідомлення до ТЦК (додаток 4) не пізніше 7 днів з дати наказу.
4. Переконатися у квитанції/підтвердженні прийому повідомлень.

Відповідальність за порушення строків

Сфера ДПС

Порушення строку повідомлення тягне за собою фінансові санкції: до 10 МЗП (мінімальних зарплат) за кожного працівника, допущеного до роботи без повідомлення.

Сфера ТЦК

Адмінштраф до 5100 грн, а за повторне чи грубе порушення — до 8500 грн. Також можливі перевірки й додатковий юридичний контроль з боку ТЦК у разі невчасного внесення змін до військового обліку.

Ключові акценти практики та часті питання

• Оновлення форми повідомлення з травня 2025 року — окрема графа для громадянства, уніфікована структура для роботодавців.
• Для гіг-контрактів повідомлення подають тільки резиденти Дія Сіті.
• Зміна статусу працівника (наприклад, із сумісника на основного) вимагає нового повідомлення до мовчазних органів.
• Електронні форми й послуги — перевага для великого бізнесу, але проблеми з інтерфейсом часто потребують окремої уваги від кадровиків.

Практичні поради керівнику і кадровику

• Робіть відмітку про подання повідомлення у справі працівника, зберігайте квитанції.
• Відслідковуйте зміни у формах і законодавстві: вони відбуваються регулярно!
• Переконайтесь, що особова справа працівника містить усі виписки, копії наказів, підтвердження подачі повідомлень.
• В разі допущення помилки подайте скасовуюче повідомлення й подайте коректне в найближчі строки.

Висновки

У сучасних умовах відповідальність за дотримання законодавства щодо повідомлень про прийом на роботу лежить насамперед на роботодавцеві. Недотримання строків інформування ДПС і ТЦК ставить під загрозу не лише юридичну безпеку бізнесу, а й репутацію компанії. Чітке виконання вимог законодавства гарантує уникнення фінансового навантаження через штрафи, а також вільний і стабільний процес найму в умовах змінюваного регуляторного поля.

Світлана Круторогова – адвокат Адвокатського об’єднання «Юридична компанія «WINNER».