Закон про спрощені акти виконаних робіт: що це змінює для бізнесу

Закон про спрощені акти виконаних робіт — це не просто «перемога дерегуляції», а сигнал бізнесу переглянути договори та підходи до первинних документів. Він, ухвалений на базі законопроєкту №14023, вносить зміни до статті 9 Закону про бухоблік і дозволяє сторонам договору передбачати спрощений порядок оформлення первинки при наданні послуг, виконанні робіт та оренді. Ідеться не про скасування первинних документів, а про гнучкість: частина реквізитів замовника може стати необов’язковою, а в окремих випадках інвойс із підписом виконавця замінить традиційний акт.

Суть закону: які вимоги спрощено

Суть закону — зменшити адміннавантаження на бізнес і спростити первинку без втрати контролю. Якщо це прописано в договорі, документ може містити лише підпис виконавця без реквізитів замовника. Закон дозволяє сторонам замість акта використовувати підписаний інвойс як первинний документ для обліку й податків, але за бажанням бізнес може й надалі оформлювати повні акти.

Обмеження: де спрощення не працює

Закон не є універсальним: спрощений порядок не діє для операцій за публічні кошти, оренди держмайна, будпідрядів і проектно‑вишукувальних робіт, які й надалі оформлюються повними актами з підписами обох сторін.

Крім того, спрощений порядок допустимий лише за одночасного виконання кількох умов:

• він прямо прописаний у письмовому договорі між сторонами;
• послуги/роботи повністю оплачені в безготівковій формі (для варіанта з «одним підписом»);
• господарські операції відображаються у бухобліку в тому періоді, коли фактично здійснені.

Якщо хоча б одна з цих умов не виконана, безпечніше залишатися в рамках традиційної моделі з двостороннім актом.

Можливості для бізнесу: де реальна економія

За оцінками уряду, скасування обов’язковості актів виконаних робіт і спрощення реквізитів первинки може зекономити бізнесу до 20 млрд грн на рік за рахунок скорочення часу й адміністративних витрат. У практиці приватних компаній це проявиться, передусім, у таких моментах:

• Менше «актового бюрократизму». При великій кількості дрібних послуг (маркетинг, IT‑супровід, SaaS, оренда сервісів) відпадає потреба щоразу «ганяти» акти на підпис по кількох особах із боку замовника.
• Прискорення закриття періодів. Якщо інвойс або акт із підписом виконавця + оплата дають повний набір реквізитів первинного документа, бухгалтер може закривати місяць без очікування «мокрого» підпису замовника.
• Краще узгодження з міжнародною практикою. У більшості країн ЄС саме інвойс є базовим документом для підтвердження послуг, і новий підхід наближає Україну до цієї моделі, що спрощує життя компаніям із нерезидентами.

Однак ця економія буде реальною лише за умови, що юристи, бухгалтери та продажі синхронно пропишуть у договорах нові правила документування й налаштують внутрішні процеси під інвойсову модель.

Ризики для бухгалтера: де можуть сховатися проблеми

• Невідповідність договору закону: якщо прямо не прописати один підпис або інвойс замість акта, документ можуть не визнати первинкою.
• Спори з контрагентами: без підпису замовника складніше довести факт і обсяг наданих послуг у разі конфлікту.
• Ризики з ПДВ і податком на прибуток: некоректно оформлений «спрощений» документ може стати підставою для зняття витрат і податкового кредиту, тому потрібно перевіряти договори й реквізити в інвойсах/актах.

Що варто зробити бізнесу вже зараз

Щоб використати переваги нового закону та мінімізувати ризики, компаніям варто підійти до змін системно. Практичні кроки можуть виглядати так:

• Аудит договорів. Переглянути типові договори на послуги, роботи та оренду й окремо прописати в них обраний формат документування: двосторонній акт, акт із одним підписом виконавця або інвойс як первинний документ.
• Оновлення шаблонів первинки. Оновити шаблони актів і інвойсів так, щоб вони містили всі обов’язкові реквізити (назва, дата, зміст і обсяг операції, одиниця виміру, сума, дані сторін та підпис відповідальної особи виконавця).
• Налаштування електронного документообігу. Там, де бізнес переходить на інвойси або акти з одним підписом, логічно паралельно посилити електронний документообіг (ЕЦП, сервіси на кшталт M.E.Doc чи інших), щоб мати чіткий електронний слід операцій.
• Внутрішні політики. Прописати у положенні про документообіг, у яких випадках компанія використовує спрощений порядок, а де лишається на класичних актах із двома підписами (наприклад, великі суми, довгострокові договори, проблемні контрагенти).
• Навчання менеджерів і продажів. Часто саме менеджери першими погоджують із клієнтом форму документів; без їхнього розуміння нових правил легко отримати договір, який суперечить внутрішній політиці компанії.

Висновки: спрощення як інструмент, а не самоціль

Закон про спрощені акти — корисний інструмент дерегуляції, але не «звільнення від актів», а підвищення відповідальності за якість договорів і первинки. Головний ризик — перейти на спрощення без чітких договорів і внутрішніх політик, що загрожує податковими спорами та конфліктами з контрагентами. Добре продумана стратегія (оновлені договори, шаблони, політики й електронний документообіг) дозволяє перетворити його на реальний інструмент оптимізації процесів і економії ресурсів.

Якщо у вас виникли питання або проблеми, пов’язані із застосуванням спрощеного порядку оформлення актів, оновленням договорів чи оцінкою податкових ризиків, звертайтеся за професійною консультацією для аналізу вашої ситуації та мінімізації можливих наслідків.

Автор: Ігор Ясько, керуючий партнер АО «Юридична компанія “WINNER”», к.ю.н.