2025 рік став етапним для малого та середнього бізнесу в Україні: знято мораторії на перевірки, посилено штрафні санкції, впроваджено нові критерії ризику для підприємців. Фізичні особи-підприємці (ФОП) повернулися у фокус контролю Державної податкової служби (ДПС) та інших контролюючих органів. Знання основних аспектів податкових перевірок стало необхідною умовою для уникнення фінансових втрат, стресу та зупинки бізнесу.

Типи перевірок ФОП

Існує декілька основних типів перевірок, що застосовуються до ФОПів у 2025 році:

• Камеральна — проходить автоматично і без участі підприємця на підставі поданих декларацій та звітів. Контролюється своєчасність, повнота і правильність сплати податків.
• Фактична — несподівана перевірка, яку можуть проводити на місці ведення бізнесу при підозрі на порушення: неоформлені працівники, порушення в розрахунках, відсутність чи некоректне використання РРО/ПРРО.
• Документальна — планова або позапланова. Включає перевірку всіх первинних, фінансових й облікових документів підприємця.

Законодавчі зміни 2025 року

Скасування мораторію

До 1 грудня 2024 року ФОП 1-2 групи перебували під мораторієм на проведення документальних перевірок, однак з цієї дати та з 1 січня 2025 року для всіх інших категорій мораторій скасовано. Це збільшило обсяги перевірок на 35% у 2025 році порівняно з минулим роком.

Законодавчі новації

• З 1 березня 2025 року набули сили зміни щодо застосування РРО/ПРРО, обов’язковості POS-терміналів, розширена відповідальність за порушення трудового та податкового законодавства.
• Жорсткіші фінансові санкції за порушення розрахункових операцій повертаються з 1 серпня 2025 року.

Хто і за що перевіряє ФОПів?

Основним органом є ДПС, але свої перевірки можуть проводити й Держпраці, Держпродспоживслужба, Держекоінспекція, ДСНС (для окремих видів діяльності). Найбільш типовими підставами для перевірок є:

• Порушення граничних лімітів обороту.
• Робота без реєстрації або з невідповідними КВЕДами.
• Відсутність або неправильне застосування РРО/ПРРО.
• Неоформлені працівники.
• Систематичне неподання звітності.
• Скарги покупців чи інші зовнішні сигнали.

Як формуються плани-графіки перевірок?

План-графік щорічних перевірок ДПС оприлюднюється на офіційному сайті до 25 грудня. У список потрапляють підприємці, які мають підвищені податкові ризики за рядом критеріїв: суттєве зростання/падіння доходів, часті зміни КВЕД, підозрілі транзакції з ризиковими контрагентами, велика кількість операцій з готівкою, податковий борг, скарги клієнтів.

Перевірити, чи включено ваш ФОП до плану, можна за податковим номером.

Перелік документів для перевірки

Під час перевірки ФОПу можуть вимагати наступне:

• Реєстраційні документи на ФОП;
• Свідоцтва платника єдиного податку, ПДВ при наявності;
• Книга обліку доходів (або облікові реєстри для загальної системи);
• Первинні документи на придбання товару/матеріалів, накладні, договори;
• Банківські виписки;
• Документи на працівників: трудові договори, відомості про сплату ЄСВ та зарплати;
• Для спрощенців — касові чеки, Z-звіти, опис програмного забезпечення каси.

Відсутність документів або невідповідність даних може стати підставою для нарахування штрафів.

Нові штрафи й санкції у 2025 році

За касову дисципліну та РРО

• Відсутність/неправильне використання РРО/ПРРО: перший випадок — 100% від суми продажу, другий та подальші — 150%.
• Відсутність можливості безготівкової оплати (POS-термінал): штраф 1,700–17,000грн, додатково 8,500грн за відмову в обслуговуванні карткою.
• Надання послуг без проведення розрахунків через РРО: штраф 100% вартості товару чи послуги.

За трудові порушення

• Неоформлений працівник: 80,000–240,000грн за кожного.
• Оформлення працівників із порушенням: 8,500–34,000грн.
• Ведення діяльності без реєстрації ФОП — 17,000–85,000грн.

За неподання або помилки у звітності

• Ігнорування запиту податкової — 8,000грн або одна мінімальна зарплата.
• Несвоєчасна сплата Єдиного податку для 1-2 груп — 50% ставки податку.

Специфіка перевірок у період воєнного стану

У 2025 році планові перевірки не проводяться для ФОП, зареєстрованих на тимчасово окупованих чи бойових територіях. Водночас ДПС активно проводить камеральні, фактичні та позапланові перевірки у відносно «мирних» регіонах. Залишається в силі правило: чим нижчий фінансовий ризик та прозоріша діяльність — тим менша імовірність бути перевіреним.

Підстави та особливості позапланових перевірок

Позапланові перевірки проводять у випадках:

• Виявлення порушень під час камерального контролю;
• Надходження скарг чи звернень від громадян чи контрагентів;
• Виявлення ознак фіктивності чи ухилення від оподаткування;
• При ліквідації чи реорганізації ФОПу.

На що звертають увагу інспектори?

• Повнота й коректність обліку доходів, витрат, звітності;
• Своєчасна сплата податків, зборів, ЄСВ;
• Факт і легальність працевлаштування персоналу;
• Використання РРО/ПРРО, правильне проведення розрахункових операцій;
• Наявність та збереження первинних документів;
• Відповідність діяльності зареєстрованим КВЕДам;
• Дотримання лімітів доходу за групою.

Типові помилки ФОПів

• Робота без оформлення касових апаратів при обов’язковості;
• Перевищення ліміту доходу для своєї групи або діяльності за непідтвердженими КВЕДами;
• Неоформлені трудові відносини або виплата зарплати в конверті;
• Відсутність первинної документації, накладних, банківських виписок;
• Ігнорування запитів контролюючих органів;
• Затримка/неподання звітності.

Як уникнути ризиків та проблем під час перевірки

• Регулярно перевіряйте власну наявність у плані-графіку перевірок.
• Неухильно дотримуйтеся вимог обліку, своєчасно подавайте звітність і сплачуйте податки.
• Завжди майте у наявності та збереженні всі первинні документи й квитанції щонайменше за останні три роки.
• У разі появи працівників — оформляйте їх офіційно.
• Використовуйте РРО/ПРРО та POS-термінал, якщо цього вимагає законодавство.
• Відповідайте на запити податкової оперативно, із наданням повного пакета документів.
• Консультуйтеся з профільними бухгалтерами та юристами у випадку сумнівів.

Висновок

2025 рік позначився серйозними змінами в системі державного контролю за діяльністю ФОПів. Знання власних прав і обовʼязків, детальне ведення обліку, своєчасна реакція на вимоги податкових органів стають запорукою стабільності та захищеності бізнесу. Недотримання вимог — прямий шлях до болючих фінансових втрат і навіть призупинення роботи. Дотримуйтесь законодавства, розвивайте грамотність у питаннях обліку й оподаткування, і навіть під пильним поглядом контролюючих органів залишайтеся успішними підприємцями.

Автор Юлія Попадин, юрист практики кримінального права та процесу Адвокатського обʼєднання «Юридична компанія «WINNER»